In een crisis- of noodsituatie heb je verschillende communicatiemiddelen ter beschikking om uw werknemers, bezoekers of zelfs gehele populaties te bereiken. Maar wat is nu de snelste manier om een groep mensen te bereiken wanneer elke seconde telt?
Verspreid het woord
Als je snel veel mensen tegelijkertijd wilt bereiken biedt social media veel mogelijkheden. Dankzij het gebruiksvriendelijke aspect en het grootschalig gebruik ervan kan je je bericht gemakkelijk en snel verspreiden. Belangrijke waarschuwingen worden namelijk al snel door de gebruikers gedeeld. Je kan ook aan mensen vragen om relevante informatie over hun eigen situatie te delen. Denk bijvoorbeeld aan een brand of een aanval. Rapporten en beeldmateriaal van mensen in het getroffen gebied kunnen helpen om de situatie zo snel mogelijk onder controle te krijgen.
Social media zijn een zeer effectief hulpmiddel om mensen te waarschuwen bij nood. Toch kan het zijn dat organisaties, afhankelijk van de situatie, niet willen dat een bericht over een (interne) crisis wereldwijd bekend wordt gemaakt. Met crisiscommunicatie via sociale media kunt u namelijk snel de controle verliezen over de manier waarop het bericht wordt gedeeld, geïnterpreteerd en hoe erop wordt gereageerd. Het is duidelijk dat dit niet wenselijk is wanneer je bericht gericht is aan een geselecteerde groep werknemers.
Gericht bereik voor interne waarschuwingen
Bij een intern noodgeval, heb je meestal de contactgegevens van alle medewerkers die geïnformeerd moeten worden. Deze gegevens, bij voorkeur gesegmenteerd op locatie en andere relevante criteria, geven je de mogelijkheid om een sms te sturen naar de getroffen personen. Door de snelle en kosteneffectieve sms te versturen via ons platform, informeer je medewerkers over een stroomstoring, beveiligingsbreuk of een andere situatie die hun onmiddellijke aandacht vereist.
Als je doelgroep mogelijk geen internetverbinding heeft, zullen social media en e-mail niet voldoende zijn. In dat geval is sms de meest betrouwbare optie. “Anno 2018 vormt sms de basis van database communicatie via telefoons. En omdat elk systeem sms ondersteunt, kan je er altijd op rekenen voor crisiscommunicatie.” Als je mensen moet bereiken in gebieden met beperkte internettoegang, als de internetverbinding mogelijk getroffen is of als je ontvanger niet beschikt over een smartphone, biedt sms dé oplossing. Net als met social media, kan je bij sms ook vragen om een reactie op je bericht via ‘replies’.
Tips voor crisiscommunicatie
Afhankelijk van je bedrijf en verantwoordelijkheden, kies je voor het communicatiemiddel dat het beste past bij de mogelijke doelgroepen die je wilt bereiken. Dit betekent dat je moet anticiperen op iedere mogelijke crisis die kan optreden, inclusief onwaarschijnlijke situaties. Zorg er ook voor dat de contactgegevens in je CRM heeft opgeslagen zodat je met één druk op de knop iedereen kunt waarschuwen.
Of je nu kiest voor sms, e-mail, sociale media, … de basisprincipes zijn steeds hetzelfde:
- Wees kort en bondig
- Stuur een SMS over de situatie
- Leg uit welke stappen er genomen moeten worden
- Verwijs ze naar de juiste bron voor meer informatie
- Houd uw ontvangers op de hoogte van de situatie
Veel organisaties maken al gebruik van Smstools voor waarschuwingen en crisiscommunicatie. We gebruiken onze ervaring graag om je te helpen een effectieve crisiscommunicatiestrategie op te zetten met de juiste tools voor je doelgroep en risico’s.
De kracht van sms in crisiscommunicatie
